April 12, 2015

Gestione Elettronica Documentale

Gestione Elettronica Documentale

Attraverso l`utilizzo di tecnologie informatiche standard e avanzate, offriamo la possibilità di usufruire di tutti i vantaggi offerti dalla conversione dei documenti cartacei attraverso il riversamento digitale in Documenti Elettronici di facile e immediata consultazione.

Realizziamo progetti finalizzati all’ottimizzazione del flusso lavorativo nel pieno rispetto delle caratteristiche peculiari del documento e di criteri di economicità, garantendo la totale integrazione tra la gestione elettronica e la gestione cartacea dell’archivio.

Le fasi principali del processo di acquisizione ottica sono:

Normalizzazione della pratica

Questa fase comprende le operazioni di allestimento fisico della documentazione, preliminari all`inserimento nelle apparecchiature scanner. Sulla base dell`analisi effettuata sulla documentazione oggetto del servizio, le operazioni possibili in questa fase sono le seguenti:

– individuazione della serie documentale di pertinenza
– eliminazione di punti metallici e fermagli
– rimozione di piegature
– posizionamento dei fogli per l’inserimento nelle apparecchiature scanner, secondo le specifiche concordate con il Cliente.

Scansione delle pratiche

Riversamento digitale in Documenti Elettronici.
La documentazione viene acquisita su supporto ottico attraverso utilizzo di scanner professionali creando un database di immagini elettroniche.
Vengono effettuati i seguenti controlli sulla qualità delle immagini acquisite, ovvero:

– verifica delle immagini
– pulizia delle immagini
– rotazione delle immagini nel senso di lettura

Creazione file indice

Tramite lettura ottica del barcode presente sulla pratica, siamo in grado di effettuare l’importazione delle chiavi di ricerca già presenti nella base dati del software di gestione dell’archivio fisico e necessarie al reperimento delle immagini acquisite.

Release delle immagini

Il file contenente le immagini e gli indici prodotti a seguito del processo di digitalizzazione viene reso disponibile agli operatori informatici, per la produzione di supporti digitali (CD rom, FTP, DVD o altro), secondo le specifiche contrattuali concordate con il Cliente.

In entrambi i casi viene effettuato il backup dei dati sui nostri server per prevenire l`eventuale perdita dei dati lavorati.